Projekte

Ein Projekt ist ein benannter Rahmen für ein Arbeitsvorhaben: die Gespräche, die Quelldateien, die allen Beteiligten vorliegen sollten, und die dauerhaften Anweisungen, die der Assistant jedes Mal befolgen soll. Statt denselben Koalitionsvertrag immer wieder hochzuladen und zu Beginn jedes Gesprächs erneut zu erklären „Antworten Sie auf Deutsch in der Sie-Form, zitieren Sie die Drucksachen-Nr.", richten Sie das einmal ein, und jeder Chat im Projekt übernimmt es.

Stellen Sie sich ein Gespräch als ein Stück Arbeit vor und ein Projekt als den Ordner, zu dem dieses Stück Arbeit gehört.

Wann sich ein Projekt lohnt

Erstellen Sie ein Projekt, wenn die Arbeit eine wiederkehrende Form hat: ein Gesetzgebungsvorhaben, das Sie über Monate begleiten, eine Kampagne mit festgelegter Tonalität, ein Ausschuss, dessen Briefings immer dieselbe Struktur brauchen, ein Stapel Referenzdokumente, auf die Sie ständig zurückkommen.

Für eine einzelne Frage brauchen Sie kein Projekt. Ein einmaliger Entwurf ist ein Gespräch, kein Projekt.

Wo Projekte zu finden sind

Projekte erscheinen an zwei Stellen:

• In der linken Seitenleiste des Assistant, oberhalb Ihrer Gesprächsliste. Jedes Projekt ist ein Ordner, den Sie öffnen können; sobald Sie eines öffnen, wechselt die Seitenleiste in dieses Projekt und zeigt nur noch dessen Gespräche.
• In der Projektübersicht unter /assistant/projects, erreichbar über die Überschrift Projekte in der Seitenleiste. Das ist die vollständige Liste, mit den Registern Alle, Von Ihnen erstellt und Mit Ihnen geteilt, einem Suchfeld und einer Karte pro Projekt, die anzeigt, wie viele Gespräche und Dateien es enthält und ob eigene Anweisungen hinterlegt sind.

Ein Klick auf eine Karte in der Übersicht öffnet eine Vorschau mit den Anweisungen, Dateien und dem Speicher des Projekts, ohne dass Sie die Liste verlassen. Projekte, in denen Sie täglich arbeiten, können Sie anheften, damit sie oben bleiben.

Ein Projekt erstellen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Neues Projekt oder in der Übersicht auf Neu. Der Dialog führt durch drei Schritte, und bis auf den Namen ist jeder davon optional: Mit Überspringen & erstellen geht es direkt hinein, und alles lässt sich später hinzufügen oder bearbeiten.

Schritt 1: Details. Geben Sie dem Projekt einen Namen und wählen Sie, wenn Sie mögen, eine Vorlage. Vorlagen sind Startpunkte für typische politische Arbeit: Policy-Briefing, Gesetzgebung, Kampagne, Stakeholder-Analyse, Presse & Kommunikation, Ausschüsse & Anhörungen, Bürgeranliegen, Recherche-Dossier, Rede & Argumente, Koalitionsarbeit, Wähleransprache, Krisenkommunikation. Eine Vorlage setzt ein passendes Symbol und einen ersten Satz Anweisungen, den Sie frei umschreiben können. Symbol und Farbe des Projekts wählen Sie ebenfalls hier, allein damit es in der Seitenleiste wiedererkennbar ist.

Sie können außerdem eine Zusammenfassung hinterlegen. Das ist eine kurze Notiz für Ihr Team, worum es im Projekt geht. Sie erscheint auf der Projektkarte und in der Vorschau und ändert nicht, wie der Assistant antwortet.

Schritt 2: Anweisungen. Wie der Assistant in diesem Projekt arbeiten soll. Siehe Eigene Anweisungen weiter unten.

Schritt 3: Dateien. Referenzdokumente, die der Assistant stets zur Hand haben soll. Siehe Quelldateien weiter unten.

Starten Sie den Dialog aus einem Gespräch heraus, in dem Sie gerade sind, wird dieses Gespräch beim Erstellen in das neue Projekt verschoben. Das ist der schnellste Weg, aus einem Chat, der zu echter Arbeit geworden ist, ein Projekt zu machen.

Eigene Anweisungen

Anweisungen sind der dauerhafte Auftrag des Projekts an den Assistant. Sie gelten für jeden Chat im Projekt, auch für Gespräche, die Sie erst Monate später beginnen. Genau hier gehört alles hin, was Sie sonst am Anfang jedes Gesprächs neu eintippen würden: Sprache und Anredeform, die Struktur der Antwort, was immer zu zitieren ist, was außen vor bleibt.

Zur Verfügung stehen bis zu 4.000 Zeichen. Bearbeiten können Sie sie jederzeit über die Projekteinstellungen oder durch einen Klick auf die Anweisungskarte in der Projekt-Seitenleiste.

Damit Sie nicht alles selbst schreiben müssen, bietet Häufige Regeln schnell hinzufügen fertige Zeilen in drei Gruppen:

Ein Klick fügt die Zeile an, danach können Sie sie wie jeden anderen Text bearbeiten.

Anweisungen prägen Ton, Schwerpunkt und Format. Die eigenen Regeln des Assistant können sie nicht außer Kraft setzen: Eine Anweisung, er solle sein Sicherheitsverhalten ignorieren oder seine internen Vorgaben offenlegen, bleibt wirkungslos. Formulieren Sie sie wie ein Briefing für eine Kollegin oder einen Kollegen („Gliedern Sie Ergebnisse stets in Zusammenfassung, Hintergrund, Optionen, Empfehlung") — das wirkt deutlich besser als eine Anweisung, die etwas übersteuern soll.

Quelldateien

Die Quellen eines Projekts sind die Dokumente, auf die der Assistant in jedem Gespräch dieses Projekts zurückgreifen kann. Einmal hochgeladen, stehen sie jedem Chat im Projekt zur Verfügung; Sie müssen nichts erneut anhängen.

Dateien fügen Sie hinzu, indem Sie sie auf den Quellenbereich ziehen oder auf Dateien hinzufügen klicken. Bis zu zehn Dateien pro Upload; die Größenbeschränkung pro Datei steht im Bereich selbst. Projekte akzeptieren dieselben Dateiformate wie Datei-Uploads an anderer Stelle im Assistant — die vollständige Liste finden Sie unter Dateien & Bilder.

Jede Datei wird automatisch verarbeitet, ohne dass Sie etwas tun müssen:

Sobald eine Datei Bereit ist, durchsucht der Assistant sie von selbst, wenn eine Frage davon abhängen könnte. Stützt sich eine Antwort auf eine Projektdatei, erhält sie einen anklickbaren Quellen-Chip, der die Datei an der zitierten Stelle öffnet — genauso wie bei Zitaten aus hochgeladenen Dateien und Research-Dokumenten.

Zwei Dinge sind wichtig zu wissen:

• Dateien werden mit allen geteilt, die Zugriff auf das Projekt haben. Teilen Sie das Projekt, teilen Sie auch seine Dateien.
• Nur wer das Projekt erstellt hat, kann Dateien hinzufügen oder entfernen. Personen, mit denen das Projekt geteilt ist, können sie lesen.

Gespräche in einem Projekt

Öffnen Sie ein Projekt, richtet sich die Seitenleiste darauf aus: Neuer Chat beginnt ein Gespräch darin, und In diesem Projekt suchen durchsucht ausschließlich dessen Gespräche. Alles andere funktioniert genau wie in Sitzungen und Kontext beschrieben; der einzige Unterschied ist, dass die Anweisungen und Dateien des Projekts automatisch mitkommen.

Um ein bestehendes Gespräch in ein Projekt zu verschieben, öffnen Sie das Gespräch, während Sie sich im Projekt befinden. Der Assistant erkennt, dass es nicht dorthin gehört, und bietet Zum Projekt hinzufügen an.

In einem geteilten Projekt sieht jede Person ausschließlich ihre eigenen Gespräche. Die Gesprächszahl auf der Projektkarte ist Ihre eigene, nicht die des Teams. Geteilt werden die Anweisungen und die Dateien, nicht die Chats.

Projektspeicher

Ist der Speicher aktiviert, hält der Assistant eine kurze Liste dauerhafter Details aus Ihren Chats in einem Projekt fest und verwendet sie in späteren wieder: Fakten, die weiterhin gelten, Präferenzen, die Sie geäußert haben, Entscheidungen, die Sie getroffen haben. Genau das führt dazu, dass ein Gespräch in drei Wochen schon weiß, dass dieses Vorhaben mit dem Ministerium abgestimmt wird, oder dass Sie immer zuerst die Kurzfassung möchten.

Der Speicher ist deaktiviert, bis Sie ihn einschalten. Wenn Sie das erste Mal in einem Chat eines selbst erstellten Projekts landen, fragt der Assistant einmal, ob Sie ihn aktivieren möchten. Sie können sich auch später entscheiden, über die Projekteinstellungen oder die Projekt-Schaltfläche in der Gesprächskopfzeile.

Was der Speicher ist und was nicht:

• Er hält eine kleine Menge dauerhafter Einträge fest, kein Protokoll. Begrüßungen, einmalige Fragen und flüchtige Aufgabendetails werden nicht gespeichert.
• Er ist privat für Sie. In einem geteilten Projekt hat jede Person ihren eigenen Speicher. Niemand sonst sieht Ihren, auch nicht, wer das Projekt erstellt hat.
• Er gilt pro Projekt. Der Speicher eines Projekts dringt nie in ein anderes.
• Er korrigiert sich selbst. Ändern Sie Ihre Meinung, wird der alte Eintrag ersetzt und nicht einfach ergänzt.

Alles, was der Assistant sich im Projekt gemerkt hat, sehen Sie in der Projektvorschau unter Speicher, gruppiert in Fakten, Präferenzen und Entscheidungen. Dort löschen Sie einzelne Einträge, oder mit Gesamten Speicher löschen alle auf einmal. Beides ist endgültig.

Schalten Sie den Speicher aus, ergänzt und verwendet der Assistant ihn nicht mehr. Bereits gespeicherte Einträge bleiben erhalten, bis Sie sie löschen.

Ein Projekt teilen

Teilen gibt Kolleginnen und Kollegen Lesezugriff auf die Anweisungen und Dateien eines Projekts, sodass sie mit derselben Grundlage darin arbeiten können wie Sie. Öffnen Sie Teilen im Projektmenü; es gibt zwei Wege:

• Alle in der Organisation. Ein Schalter. Jede Person in Ihrer Organisation kann das Projekt lesen, und es erscheint bei ihr unter Mit Ihnen geteilt.
• Bestimmte Personen. Fügen Sie Kolleginnen und Kollegen per E-Mail-Adresse hinzu. Nur wer aufgeführt ist, erhält Zugriff.

Link kopieren liefert einen Link, den Sie per E-Mail oder Chat weitergeben können. Es ist kein öffentlicher Link: Wer ihn öffnet, braucht weiterhin ein Konto und Zugriff auf das Projekt.

Was eine Person, mit der Sie geteilt haben, kann:

• Die Anweisungen und die Zusammenfassung lesen.
• Die Quelldateien lesen und herunterladen.
• Eigene Gespräche im Projekt beginnen, mit den Anweisungen und Dateien des Projekts.
• Es duplizieren.

Was sie nicht kann:

• Name, Symbol, Anweisungen oder Zusammenfassung ändern.
• Dateien hinzufügen oder entfernen.
• Es weiter teilen oder löschen.
• Ihre Gespräche oder Ihren Speicher sehen.

Teilen ist bewusst auf Lesezugriff beschränkt. Braucht eine Kollegin oder ein Kollege eine eigene, veränderbare Fassung, wird das Projekt dupliziert.

Ein Projekt duplizieren

Duplizieren erstellt Ihre eigene, private Kopie eines Projekts: dieselben Anweisungen, dasselbe Symbol, dieselben Dateien, mit „(clone)" am Namensende. Duplizieren können Sie Ihre eigenen Projekte und jedes Projekt, das mit Ihnen geteilt wurde.

Gespräche werden nicht mitkopiert. Ein Duplikat startet mit der Grundlage und ohne Verlauf, und genau das ist der Sinn: ein frischer Anfang auf derselben Basis, keine Kopie der Arbeit einer anderen Person. Änderungen an einem Duplikat wirken sich nie auf das Original aus, und wer das Original erstellt hat, sieht das Duplikat nicht.

Duplikate zählen auf Ihr eigenes Projektkontingent.

Ein Projekt löschen

Löschen ist endgültig, und Sie werden um Bestätigung gebeten. Wenn Sie ein Projekt löschen:

• Das Projekt und seine hochgeladenen Dateien werden dauerhaft gelöscht.
• Ihr Speicher für dieses Projekt wird gelöscht.
• Alle, mit denen Sie es geteilt haben, verlieren den Zugriff.
• Gespräche bleiben erhalten. Sie werden vom Projekt gelöst und bleiben in Ihrer Gesprächsliste, es geht also nichts verloren, was Sie geschrieben haben. Von da an verhalten sie sich wie gewöhnliche Gespräche, ohne die Anweisungen und Dateien des Projekts.

Wie viele Projekte Ihnen zur Verfügung stehen

Wie viele Projekte Sie haben können, hängt vom Tarif Ihrer Organisation ab:

Duplikate zählen mit. Projekte, die mit Ihnen geteilt wurden, zählen nicht: Sie gehören zum Kontingent derjenigen Person, die sie erstellt hat. Ist das Kontingent erschöpft, löschen Sie ein abgeschlossenes Projekt oder wechseln in einen höheren Tarif.

Projekt oder Organisationswissen?

Beides bringt Dokumente in Reichweite des Assistant, löst aber unterschiedliche Probleme:

• Ein Projekt ist Ihres. Sie erstellen es, Sie füllen es, Sie entscheiden, wer es liest. Nutzen Sie es für ein Arbeitsvorhaben mit eigenen Anweisungen und eigenen Gesprächen.
• Organisationswissen wird von Administratoren verwaltet und gilt organisationsweit. Der Assistant kann es in jedem Gespräch durchsuchen, für jedes Mitglied, ohne dass ein Projekt beteiligt ist. Nutzen Sie es für Material, auf das sich die ganze Organisation stützt: den Koalitionsvertrag, den internen Styleguide, dauerhaft geltende Positionspapiere.

Als Daumenregel: Braucht nur die Arbeit eines Teams das Dokument, gehört es in ein Projekt. Könnten es alle brauchen, bitten Sie Administratoren, es in einen Wissensraum zu legen.

Eine Gewohnheit für die Praxis

Setzen Sie die Anweisungen am ersten Tag, und sei es nur grob. Dieser eine Absatz tut für die Qualität jeder künftigen Antwort im Projekt mehr als jede einzelne Eingabe — und anders als eine Eingabe schreiben Sie ihn nur einmal. Quelldateien fügen Sie hinzu, sobald sie auftauchen, und den Rest übernimmt der Speicher.

Wie es weitergeht