Organisationswissen

Organisationswissen ist eine geteilte Dokumentensammlung auf Ebene Ihrer Organisation, die der Assistant im Auftrag des ganzen Teams durchsuchen kann. Statt dass jede Kollegin und jeder Kollege den Koalitionsvertrag oder den internen Styleguide in die eigenen Gespräche hochlädt, laden Administratoren ihn einmal in einen Wissensraum, und von da an kann der Assistant daraus in jedem Gespräch schöpfen, für jedes Mitglied der Organisation.

Was ist ein Wissensraum

Ein Wissensraum ist eine benannte Sammlung von Dokumenten (ein Koalitionsvertrag, eine Reihe von Positionspapieren, ein internes Handbuch), die der Organisation gehört und nicht einem einzelnen Gespräch oder einer einzelnen Person. Dokumente, die Sie in einen Raum hochladen, werden automatisch verarbeitet und für die Suche indexiert und bleiben dem Assistant über alle Gespräche und für alle Mitglieder hinweg verfügbar, bis ein Administrator sie entfernt.

Wissensräume erstellen und verwalten

Wissensräume zu erstellen und zu verwalten ist Administratoren der Organisation vorbehalten. Alle anderen profitieren von den bestehenden Räumen, sehen aber keinen Einstiegspunkt zur Verwaltung.

So erstellen Sie einen Raum:

1. Öffnen Sie die Assistenten-Konfiguration und wählen Sie Organisationswissen (/assistant/config/org-knowledge).
2. Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „Koalitionsvertrag") und optional eine kurze Beschreibung.
3. Klicken Sie auf Raum erstellen.

Von der Konfigurationsseite aus können Administratoren einen Raum außerdem archivieren, wiederherstellen oder dauerhaft löschen und ihn öffnen, um seine Dokumente zu verwalten.

Dokumente hochladen

Öffnen Sie einen Raum, um Dokumente hineinzuladen: Ziehen Sie Dateien auf die Seite oder klicken Sie auf Dateien hochladen, um sie von Ihrem Computer auszuwählen. Mehrere Dateien werden gleichzeitig hochgeladen; eine fehlgeschlagene Datei blockiert nie den Rest des Stapels, und Sie erhalten eine Zusammenfassung, falls etwas nicht hochgeladen werden konnte.

Organisationswissen akzeptiert dieselben Dateiformate wie Datei-Uploads an anderer Stelle im Assistant — die vollständige Liste finden Sie unter Dateien & Bilder.

Jedes hochgeladene Dokument durchläuft automatisch eine kurze Verarbeitungskette, ohne dass Sie etwas tun müssen:

Wie der Assistant Organisationswissen nutzt

Sobald ein Raum existiert und mindestens ein Dokument bereit ist, kennt der Assistant ihn bereits und kann ihn in jedem Gespräch der Organisation durchsuchen, für jedes Mitglied, sobald eine Frage von geteilten Dokumenten abhängen könnte. Dafür müssen Sie nichts weiter tun.

Stützt sich eine Antwort des Assistant auf einen Wissensraum, erhält die Antwort einen anklickbaren Quellen-Chip. Ein Klick darauf öffnet das ursprüngliche Dokument an der zitierten Stelle, genauso wie es bei Zitaten aus hochgeladenen Dateien und Research-Dokumenten funktioniert.

Einen Raum an ein Gespräch anpinnen

Jedes Mitglied der Organisation kann einen oder mehrere Wissensräume an ein bestimmtes Gespräch anpinnen, über das Menü Eingabeoptionen in der Eingabezeile (die Schaltfläche + neben dem Nachrichtenfeld) → Organisationswissen. Ein kleines Abzeichen zeigt, wie viele Räume aktuell angepinnt sind.

Das Anpinnen ändert, wie stark der Assistant zu einem Raum hingelenkt wird:

• Nicht angepinnt: Der Assistant durchsucht einen Raum nur, wenn er die Frage dafür relevant hält.
• Angepinnt: Der Assistant muss diesen Raum bei jeder Antwort in diesem Gespräch prüfen.

Angepinnte Räume werden lokal pro Gespräch gespeichert und bleiben beim nächsten Öffnen desselben Gesprächs im selben Browser erhalten, übertragen sich aber nicht auf ein anderes Gerät.

Strikter Modus

Administratoren können für einen Wissensraum den Strikten Modus aktivieren, über den Schalter oben auf der Seite des jeweiligen Raums. Der Strikte Modus ändert, was passiert, wenn dieser Raum an ein Gespräch angepinnt ist: Der Assistant beantwortet dann für das gesamte Gespräch ausschließlich anhand der Dokumente dieses Raums — ohne Websuche, ohne Fact-Check, ohne andere Wissensquelle — und belegt jede Aussage mit einer konkreten, überprüfbaren Stelle aus dem Raum selbst. Das setzt das normale Verhalten des Assistant außer Kraft, nicht nur für den Teil der Antwort, der den Raum betrifft.

Da Fact-Check andere Werkzeuge aufrufen muss, um Aussagen zu überprüfen, ist es nicht verfügbar, solange ein Organisationswissen-Bereich mit strengem Modus an das Gespräch angepinnt ist. Siehe Fact-Check für alle Fälle, in denen Fact-Check verfügbar ist und wann nicht.

Archivieren und Löschen

• Archivieren Sie einen Raum, damit der Assistant ihn sofort nicht mehr durchsucht. Die Dokumente bleiben erhalten, aber ihr indexierter Inhalt wird entfernt, bis Sie den Raum wiederherstellen.
• Wiederherstellen Sie einen Raum, damit er wieder durchsuchbar ist — seine Dokumente werden automatisch neu indexiert, ein erneutes Hochladen ist nicht nötig.
• Löschen Sie einen Raum, um ihn, seine Dokumente und deren indexierten Inhalt dauerhaft zu entfernen. Zur Bestätigung müssen Sie den Namen des Raums eingeben, da dies nicht rückgängig gemacht werden kann.

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